O Grupo Santa Joana gerou um impacto financeiro de mais de R$280k automatizando a gestão dos documentos físicos de atestado com a Closecare

Conheça a história de sucesso de um dos maiores e mais importantes grupos de maternidade da América Latina
Santa Joana & Closecare-06

Sobre o Grupo Santa Joana

Composto por três maternidades e centros de medicina para mãe e bebê: Pro Matre Paulista (SP), Hospital e Maternidade Santa Joana (SP) e Hospital e Maternidade Santa Maria (SP) e a Faculdade Santa Joana, o Grupo Santa Joana oferece em cada unidade equipes especializadas que entregam para os usuários dos seus serviços um atendimento humanizado.

Seus quase 4.000 colaboradores carregam com orgulho e paixão uma história de mais de 70 anos e mais de 700 mil partos somados nas suas três instituições. 

O Grupo Santa Joana possui várias certificações de qualidade, entre elas a Joint Commision International (JCI), a mais importante certificação hospitalar do mundo.

Hospital-Santa-Joana

Tudo isso conecta e mostra de forma imponente, a profunda conexão das pessoas do Grupo Santa Joana com a sua visão, a de promover a saúde e o bem-estar da mulher e do neonato, por meio da prestação de serviços de saúde humanizados, com ética, qualidade, segurança e sustentabilidade.

O desafio do Grupo Santa Joana: A gestão de documentos físicos de atestados

Construir uma história, como a do Santa Joana, de mais de 70 anos, traz consigo uma grande responsabilidade e muitas oportunidades de melhoria sempre visando cuidar dos colaboradores que todos os dias fazem as coisas acontecerem no Grupo.

Foi assim que o Grupo Santa Joana começou a notar a grande oportunidade de aprimorar os seus processos, políticas e as tecnologias usadas para fazer a gestão de atestados dos colaboradores. 

Quando os colaboradores precisavam de dias de atestado, por processo, o colaborador devia levar de forma física e presencial o documento até a unidade em que trabalha. Isto para garantir o cumprimento com a obrigação legal de ter os atestados em tempo hábil para o fechamento da folha de pagamentos.

Uma pessoa que era diagnosticada por um médico, devia se dirigir presencialmente ao ambiente hospitalar da empresa e entregar o documento físico. Isso representava um risco para colaboradores e clientes que poderia ser evitado usando a tecnologia e ajustando alguns processos.

Somado ao desafio da entrega do documento estava a falta de visibilidade sobre qual era a taxa de absenteísmo da empresa total e por departamento, além do desconhecimento sobre custos e causas do absenteísmo. 
 

A solução: Como foram abordados esses desafios com a Closecare:

 

Closecare St Joana-01

Otimizando o processo de envio de documentos:

O primeiro desafio abordado foi o processo de entrega dos documentos por parte dos colaboradores. O Grupo Santa Joana passou a usar o aplicativo web da Closecare, que não exige que o colaborador baixe nada no seu dispositivo, bastando entrar pelo navegador.

Assim, chegou ao fim a preocupação constante de pessoas com atestados médicos terem que ir na unidade hospitalar só para entregar os documentos físicos. Veja como funciona o aplicativo da Closecare:

 

Plataforma Closecare-1
Closecare St Joana-02

Dando visibilidade sobre a real taxa de absenteísmo:

Uma vez que o processo virou 100% digital, a equipe interna do Grupo Santa Joana começou a ter visibilidade sobre os principais motivos de absenteísmo de suas áreas e começaram a tomar ações para mudança.

Workflow St Joana
Closecare St Joana-03

Criando regras e automatizações de aprovação e recusa de atestados:

Com as regras automáticas de avaliação e recusa de atestados o Grupo Santa Joana diminuiu ostensivelmente as verbas pagas por atestados entregues fora do prazo ou com informações inconsistentes. 

 

Closecare St Joana-04

Permitindo a análise de dados e uma gestão de documentos em tempo real:

Com processos e tecnologia, foi criada uma cultura de gestão on time de documentos que passou a ser acompanhada com os  relatórios disponíveis na plataforma Closecare, possibilitando uma tomada de decisão mais imediata. 

 

unidade

Quais os resultados mais relevantes alcançados pelo Grupo Santa Joana com a Closecare:

Receita Closecare

Impacto financeiro de R$300k* gerado pela gestão automatizada de documentos de atestados

Documento Closecare (2)

Maior visibilidade do volume de documentos recebidos, aprovados e recusados. Gestão on time sobre os documentos e colaboradores

equipe Closecare

Uma visão mais aproximada sobre a saúde do colaborador e absenteísmo por unidade e por departamento da empresa

Decisao Closecare

Tomada de decisão baseada em dados, chegando assim em propostas mais completas e reais de programas para melhorar a saúde dos colaboradores

Cuidado Closecare

Entendimento exato dos principais motivos de recusa de atestados por unidade, área e função

Dados Closecare

Entendimento dos principais motivos de afastamento e correlação com CIDs de nexo técnico, permitindo a criação de ações para melhorar as taxas de afastamento

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*Dados aproximados obtidos tendo em conta o valor médio valores de dias úteis trabalhados e os documentos recusados por estarem fora das políticas da empresa.