Gerenciar atestados em escala pode ser um desafio complexo para empresas de todos os portes. No entanto, adotar as estratégias certas pode facilitar significativamente esse processo e garantir uma gestão mais eficiente.
Ao lidar com o gerenciamento de atestados em escala, é fundamental compreender os diversos aspectos envolvidos nesse processo, desde a coleta e registro dos documentos até sua organização e utilização para tomada de decisões.
Neste artigo, exploramos algumas soluções práticas que podem simplificar e otimizar a gestão de atestados em sua empresa. Acompanhe a seguir.
Investir em aplicativos de ponto modernos pode ser uma solução para apoiar a gestão no gerenciamento de atestados em escala. Essas ferramentas permitem que os funcionários submetam seus atestados de forma digital, simplificando o registro e o acesso às informações para os gestores.
Embora, essas ferramentas não automatizem completamente o processo, esses recursos podem ajudar com notificações automáticas e integração com sistemas de RH, por exemplo.
Envio de atestados por e-mail com supervisão adequada
Uma abordagem simples, mas que contribui no início da digitalização do processo, é permitir que os funcionários enviem seus atestados por e-mail. Para garantir que nenhum documento seja perdido, é importante designar um estagiário ou membro da equipe para supervisionar o recebimento e o registro dos atestados. Isso ajuda a manter o fluxo de documentos organizado e garante uma resposta mais rápida que utilizando o papel.
Uma alternativa é permitir que os funcionários entreguem seus atestados diretamente aos gestores responsáveis. Isso promove uma comunicação mais direta e eficiente, permitindo uma análise rápida e a adoção de medidas adequadas, como a redistribuição de tarefas, por exemplo.
Além disso, essa abordagem possibilita que os gestores identifiquem rapidamente padrões de ausência relacionados à saúde dos funcionários.
Mas atenção: esse processo pode ocasionar a perda de informação e análise do documento, uma vez que o gestor pode, por exemplo, guardar o atestado e esquecer dele depois.
Para empresas que buscam uma solução completa e sem preocupações, a contratação de serviços especializados, como a CloseCare, pode ser uma excelente opção para a gestão de atestados em escala.
Com a Closecare, por exemplo, o colaborador pode enviar os atestados em um aplicativo web e todas as informações contidas no documento são analisadas pela Inteligência Artificial, sempre em linha com a Lei Geral de Proteção de Dados. Com isso, os documentos são validados e todos aqueles que não se encaixam na política da empresa podem ser recusados. Por outro lado, todos que estiverem em conformidade com as normas da organização vão direto para o sistema de folha, abonando assim a falta do colaborador.
Ao centralizar a entrega dos atestados neste tipo de ferramenta, torna-se mais fácil acompanhar tendências, como determinados tipos de doenças ou condições que afetam repetidamente a equipe. Isso permite que a empresa tome medidas proativas para oferecer suporte e recursos adicionais, se necessário, visando a saúde e o bem-estar de todos os colaboradores.
Em suma, simplificar a gestão de atestados em escala requer o uso inteligente de tecnologia e a delegação de responsabilidades adequadas. Ao adotar essas estratégias, as empresas podem reduzir a burocracia, melhorar a eficiência e garantir o bem-estar dos colaboradores.
Esteja aberto a explorar novas abordagens e adapte as soluções conforme as necessidades específicas de sua empresa.