A Política de atestados é uma ferramenta importante para a manutenção de uma boa gestão de absenteísmo, porém muitas dúvidas surgem a respeito de como implementar de fato uma nas empresas.
Existem alguns padrões que podem ser utilizados para que a sua Política de atestados seja cada vez menos questionada, e que assim exista um maior respaldo para recusa de atestados. Vamos entender melhor como podemos estabelecer políticas cada vez melhores na prática?
Para que tenhamos uma boa política, é necessário estabelecer padrões do recebimento de atestados, com delimitações e entregáveis claros, entendendo as diferenças entre os tipos de atestados médicos. Para isso, algumas dicas práticas que devem ser implementadas são:
Atenção a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), os dados que são entregues nos documentos são sensíveis e não devem ser disponibilizados para acesso de pessoas que não tem autorização, esse é um ponto importante para que sua Política esteja cada vez mais dentro dos padrões legais brasileiros.
Para que possamos construir cada vez mais políticas de atestados adequadas, podemos estabelecer um fluxo de validação das documentações, além de conseguir desta forma implementar padrões que sejam mais condizentes com o esperado.
Para isso, é necessário que se tenha de maneira muito clara quais os responsáveis pela gestão dessa documentação, podendo ser apenas uma responsabilidade individual de alguém, ou compartilhada a depender do documento que for enviado.
Cada tipo de documento precisa ter também suas próprias regras, com itens necessários que irão comprovar a validade da entrega. Essas informações precisam ser apresentadas aos colaboradores e estar de fácil acesso sempre.
Um olhar para os validadores da documentação também é importante, esses devem ser treinados para que possam executar suas atividades com maior rapidez e com menores chances de erros.
A construção de materiais de apoio é uma boa saída para consulta rápida, além de auxiliar na gestão de conhecimento para próximas pessoas que podem assumir essa função.
O primeiro ponto da comunicação mais adequada é entender quem deverá receber as informações. Após o aceite dos documentos, quais pessoas devem ser notificado sobre a situação do colaborador?
Além disso, é importante a definição de como essa comunicação será realizada. Ela será feita por meio do e-mail corporativo, quadros de avisos, apps de comunicação, portais de RH, rede sociais internas? É importante que isso fique muito claro para todos de sua equipe.
O colaborador também precisa ter uma atualização constante da situação de seus documentos, assim não terá dúvidas e o processo se torna muito mais transparente. Um dica prática para esse tópico, é a criação de alguns modelos de texto para serem enviados, facilitando o trabalho e agilidade dos processos.
Um ponto importante também é o registro após a validação. É necessário então que o documento seja lançado nos sistemas pertinentes que a empresa tem, como folha, no ponto, no sistema de ocupacional, eSocial e por aí vai.
A gestão de dados também é relevante para que possamos ter uma visualização mais ampla da situação da nossa empresa, com um registro centralizado dos documentos e uma análise de dados periódica, que podem ser feitas por meio de relatórios que irão influenciar nos planos de ação futuros.
Podemos ganhar velocidade na boa comunicação da empresa, para isso podemos ter multiplicadores do assunto para diferentes grupos, além de pequenos tópicos em algumas reuniões com o time, e até mesmo um onboarding bem executado que estabeleça todos os pontos sobre o tema.
A política de atestados tem que ter uma garantia ética e legal, evitando assim questionamentos sobre a recusa de qualquer documento.
Após fazer a validação dos documentos apresentados, chegando em uma recusa, é necessário que se tenha o registro dessa recusa, apresentando uma comunicação clara ao colaborador sobre os motivos de sua recusa.
Para que o processo seja o mais justo possível, é interessante que sejam dadas alternativas após essa recusa ser evidenciada. Muitas vezes o documento pode ter irregularidades que não foram geradas pelo funcionário, mas sim pelo médico emissor, assim conseguimos garantir que todas as possibilidades foram entregues ao colaborador, para que não haja questionamento.
Em primeiro momento a aplicação da política deve ser educativa, para que todos tenham conhecimento sobre as mudanças, porém deve-se apresentar uma maior rigidez ao longo do tempo, para que as novas regras sejam respeitadas.
A política representa o alinhamento as diretrizes da empresa, respeitando o que foi estabelecido enquanto regra, implementando um processo padronizado para todos, sem distinção.
É muito importante que sua política de atestados seja constantemente revisada e atualizada, para que assim sempre esteja dentro dos padrões adequados de funcionamento. Existem vários fatores que podem influenciar na atualização da sua política, alguns deles podem ser:
Outros caminhos que podem gerar uma atualização da sua política é a construção de uma rotina clara de benchmarking, entendendo processos de outras empresas que podem ser implementados na sua.
É importante também a consolidação de relatórios periódicos, estabelecendo indicadores e entendendo a evolução que a política trouxe para os processos internos.
O ideal seria que essa revisão seja feita em torno de uma vez por ano, para garantir assim a boa execução e justiça para todos seus colaboradores.
A construção de uma boa política demanda diversas etapas, que podem parecer confusas em primeiro momento, mas são simples e fáceis de serem aplicadas.
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