Por que fazer a gestão de atestados dos seus funcionários?

Os atestados médicos são ferramentas essenciais que permitem às empresas monitorar e gerenciar a ausência de seus colaboradores.

Com esses documentos, é possível entender os motivos das faltas, abonar os dias não trabalhados, e isentar o trabalhador de penalidades. No entanto, a gestão de atestados vai muito além da simples justificativa de ausências, como veremos a seguir:

1. Impacto financeiro e administrativo da gestão de atestados
2. A promoção da saúde através da gestão de atestados
3. Encaminhamento ao INSS e redução de custos
4. Implementação de programas de saúde
5. Contestação de nexos técnicos e prevenção de fraudes
6. Boas Práticas para uma gestão eficiente de atestados
7. Tecnologia como aliada na gestão de atestados

1. Impacto financeiro e administrativo da gestão de atestados

A correta gestão de atestados envolve uma série de medidas que impactam diretamente a saúde financeira da empresa. Esse processo influencia:

1. Redução de gastos com a previdência social:
   • A diminuição do número de afastamentos prolongados contribui para a redução dos custos associados aos benefícios pagos pelo INSS.
2. Minimização de passivos trabalhistas:
   • A documentação adequada das ausências dos colaboradores reduz os riscos de ações judiciais.
3. Controle de despesas com planos de saúde:
   • A identificação precoce de problemas de saúde recorrentes permite a implementação de programas de prevenção, resultando na redução dos custos com tratamentos médicos.
4. Diminuição da tributação sobre acidentes de trabalho:
   • A redução do Fator Acidentário de Prevenção (FAP) ocorre com a diminuição de acidentes e doenças ocupacionais, o que gera uma menor carga tributária para a empresa.
5. Mitigação de riscos financeiros:
   • A gestão eficaz de atestados evita custos desnecessários e promove um ambiente de trabalho mais saudável e eficiente.
6. Compromisso com o bem-estar dos colaboradores:
   • A abordagem proativa na gestão de atestados melhora a satisfação e produtividade dos colaboradores, fortalecendo o ambiente de trabalho.

A gestão eficiente de atestados, portanto, não apenas protege a saúde financeira da organização, mas também fortalece a relação com seus funcionários, criando um ciclo virtuoso de benefícios mútuos.

2. A promoção da saúde através da gestão de atestados

Os atestados médicos também são uma poderosa ferramenta de promoção da saúde nas empresas.

Eles fornecem uma visão detalhada sobre o estado de saúde dos colaboradores, permitindo a identificação de padrões e tendências que podem ser abordadas com ações preventivas.

Por exemplo:

Problemas ergonômicos recorrentes podem ser identificados, levando à implementação de programas de ginástica laboral ou à revisão das condições de trabalho.

Dados confiáveis sobre absenteísmo e as doenças mais comuns ajudam a tomar decisões estratégicas, como contratar profissionais de saúde especializados ou promover campanhas de vacinação.

💡Para explorar este tema de forma mais detalhada, confira o conteúdo: O que é CID e por que é importante?

3. Encaminhamento ao INSS e redução de custos

Além disso, a gestão de atestados oferece dados fundamentais para orientar o encaminhamento de trabalhadores ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), para solicitação de benefícios.

Muitas empresas desconhecem que, ao longo de 60 dias, atestados com CIDs iguais ou correlacionados que totalizem 15 dias de afastamento permitem o encaminhamento à previdência, mesmo sem dias consecutivos de falta.

Manter um histórico detalhado dos atestados é essencial para garantir que a empresa só arque com os primeiros 15 dias de afastamento, transferindo os custos subsequentes para o INSS e diminuindo os encargos relacionados ao absenteísmo.

💡Se você quer se aprofundar nesse assunto, visite o conteúdo: Quando a empresa deve encaminhar o funcionário ao Auxílio-Doença do INSS?

4. Implementação de programas de saúde

A gestão de atestados fornece uma base sólida de dados que permite às empresas identificar, por meio do CID, as patologias mais frequentes entre seus colaboradores.

Com essa informação em mãos, é possível desenvolver programas de saúde direcionados e personalizados, que atendam às necessidades específicas da força de trabalho.

Por exemplo, se a análise dos atestados revela uma alta incidência de problemas musculoesqueléticos, a empresa pode implementar programas de ginástica laboral, ergonomia e fisioterapia preventiva.

Essas ações não apenas reduzem o número de afastamentos, mas também melhoram a qualidade de vida dos funcionários, promovendo um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Além disso, os programas de saúde podem incluir campanhas de vacinação, consultas médicas regulares, palestras sobre hábitos saudáveis e até a contratação de profissionais de saúde especializados para atender os funcionários no local de trabalho.

Esses programas contribuem para a diminuição do absenteísmo e do presenteísmo, quando o colaborador está presente fisicamente, mas sua produtividade está comprometida por questões de saúde.

Ao investir na saúde dos funcionários, a empresa demonstra comprometimento com o bem-estar de sua equipe, o que pode resultar em maior motivação, engajamento e retenção de talentos.

Em última análise, a criação de programas de saúde direcionados, com base na análise dos atestados médicos, resulta em um ciclo virtuoso onde colaboradores mais saudáveis e satisfeitos contribuem para uma empresa mais eficiente e competitiva.

5. Contestação de nexos técnicos e prevenção de fraudes

Uma gestão eficaz de atestados permite também um controle mais preciso sobre acidentes de trabalho e doenças ocupacionais, fornecendo suporte para a contestação de Nexos Técnicos Epidemiológicos Previdenciários (NTEP).

Com uma análise detalhada, é possível contestar, por exemplo, um afastamento por doença crônica indevidamente classificado como acidente de trabalho pelo INSS.

Além disso, a gestão atenta dos atestados facilita a identificação de fraudes, que podem ocorrer quando há adulteração de documentos ou irregularidades no profissional ou instituição emissora.

6. Boas Práticas para uma gestão eficiente de atestados

Para garantir uma gestão eficaz de atestados, as empresas devem:

1. Catalogar e analisar os CIDs apresentados nos atestados:
   • A catalogação sistemática dos CIDs permite a criação de um banco de dados robusto, que facilita a identificação de padrões de saúde e doenças recorrentes entre os colaboradores.
   • Essa análise é crucial para a implementação de programas de saúde direcionados e ações preventivas que podem reduzir significativamente o número de afastamentos.
2. Contabilizar os dias de afastamento corretamente:
   • A contabilização precisa dos dias de afastamento é fundamental para a gestão de custos e para o cumprimento das obrigações legais da empresa.
   • O controle rigoroso garante que a empresa não arque com despesas além do necessário e que os colaboradores recebam os benefícios a que têm direito no tempo correto.
3. Verificar a autenticidade do profissional emissor (médico ou dentista):
   • Confirmar a veracidade das informações fornecidas nos atestados é uma medida essencial para evitar fraudes.
   • Isso envolve checar se o nome e o registro do profissional emissor estão devidamente cadastrados nos conselhos de classe correspondentes e se não há irregularidades.
4. Confirmar a validade do órgão emissor (hospitais, clínicas particulares ou SUS):
   • Além de verificar o profissional, é necessário validar a instituição que emite o atestado. Isso inclui confirmar se o hospital, clínica ou unidade do SUS está devidamente registrado e autorizado a operar.
   • A autenticidade do órgão emissor garante a legitimidade do documento e evita possíveis fraudes.
5. Utilizar ferramentas tecnológicas para otimizar o processo:
   • A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de atestados. Não só agiliza o processo, como também reduz erros humanos e melhora a tomada de decisões estratégicas.
6. Treinar a equipe de RH e gestores:
   • Para que a gestão de atestados seja eficaz, é crucial que a equipe responsável esteja bem treinada e atualizada sobre as melhores práticas e legislações vigentes.
   • Investir em treinamentos periódicos garante que todos os envolvidos saibam como proceder adequadamente, desde a recepção do atestado até a sua análise e arquivamento.
7. Implementar políticas claras e transparentes:
   • Estabelecer políticas bem definidas sobre a gestão de atestados e comunicá-las de forma clara aos colaboradores é fundamental.
   • Isso inclui detalhar os procedimentos para entrega de atestados, prazos e as consequências do não cumprimento das normas estabelecidas.
   • Uma comunicação transparente evita mal-entendidos e garante que todos saibam suas responsabilidades e direitos.

Ao adotar essas práticas, as empresas não só asseguram uma gestão eficiente dos atestados médicos, mas também promovem um ambiente de trabalho mais saudável e transparente, beneficiando tanto os colaboradores quanto a organização como um todo.

7. Tecnologia como aliada na gestão de atestados

Empresas líderes em gestão de saúde enxergam a gestão de atestados como um pilar estratégico para garantir a sustentabilidade e o bem-estar organizacional.

O uso de tecnologias avançadas permite um acompanhamento preciso e eficiente, assegurando a coleta e análise de dados de forma ágil e assertiva, o que apoia a empresa na tomada de decisões informadas.

A Closecare oferece uma solução completa para a gestão automatizada de documentos corporativos, integrando todas as etapas do processo de forma eficiente, otimizando o controle.

Descubra como a Closecare pode transformar a gestão de atestados na sua empresa. Entre em contato conosco e conheça todos os detalhes: