LGPD: como garantir a segurança dos dados dos meus colaboradores na gestão de absenteísmo?

A gestão de absenteísmo é uma prática fundamental para manter a produtividade e o bom funcionamento das empresas. No entanto, ela envolve o tratamento de dados sensíveis dos colaboradores, como informações de saúde e motivos de afastamento. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), esse processo ganhou uma nova camada de complexidade e responsabilidade.

Garantir a segurança dos dados dos colaboradores deixou de ser apenas uma boa prática e passou a ser uma exigência legal. Mas como adaptar a gestão de absenteísmo à LGPD de forma eficaz e segura? Neste artigo, vamos explorar os principais pontos de atenção, boas práticas e benefícios para empresas que aplicarem corretamente essa questão.

1. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), o que é?
2. Boas práticas para garantir a segurança dos dados na gestão de absenteísmo
3. Benefícios de uma gestão de absenteísmo em conformidade com a LGPD

Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), o que é?

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) entrou em vigor em setembro de 2020 e tem como objetivo garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos cidadãos brasileiros. A lei se aplica a qualquer empresa, pública ou privada, que colete, armazene ou utilize dados pessoais em seus processos.

O que são dados sensíveis e por que são importantes na LGPD?

Dados sensíveis, de acordo com a LGPD, são aqueles que dizem respeito à origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, filiação a sindicatos, dados genéticos ou biométricos, e dados sobre a saúde.

No contexto da gestão de absenteísmo, é comum tratar:

• • • Atestados médicos;

    • CID (Classificação Internacional de Doenças), relacionados a saúde do colaborador;

    • Tipos de licença (maternidade, afastamento por acidente, doença comum, etc.);

    • Dados de contato de emergência e de dependentes.

Essas informações precisam ser tratadas com o mais alto nível de confidencialidade, pois qualquer vazamento pode comprometer a privacidade e os direitos do colaborador.

Antes de iniciar qualquer procedimento relacionado ao tratamento de dados pessoais, é imprescindível que o agente registre de forma clara e explícita a finalidade da operação, garantindo que os objetivos estejam devidamente definidos e comunicados ao(à) titular dos dados.

Desafios da gestão de absenteísmo em conformidade com a LGPD

Muitas empresas ainda utilizam planilhas simples, e-mails ou sistemas sem proteção adequada para gerenciar os dados dos afastamentos. Isso representa um risco significativo em termos legais e de segurança da informação.

Entre os principais desafios estão:

• • • Falta de controle sobre quem acessa os dados;

    • Armazenamento de dados em locais sem criptografia;

    • Compartilhamento inadequado de informações entre departamentos;

    • Ausência de políticas claras sobre coleta e uso de dados sensíveis;

    • Falta de consentimento informado do colaborador.

Todos esses pontos podem levar a falhas na segurança do armazenamento desses dados, e implicar em exposição e prejuízos legais para as organizações.

Boas práticas para garantir a segurança dos dados na gestão de absenteísmo

Para garantir a conformidade com a LGPD e proteger os dados sensíveis dos colaboradores, algumas medidas são essenciais:

1. Entenda a base legal para o tratamento dos dados

A base legal da LGPD é o fundamento jurídico que autoriza o tratamento de dados pessoais de acordo com a lei. Ou seja, é o motivo pelo qual uma empresa pode coletar, usar, armazenar ou compartilhar dados.

No caso de dados sensíveis, existem critérios específicos para o tratamento dos dados, que são encontrados no Art. 11 da LGPD, dentre eles estão:

I - quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;

II - sem fornecimento de consentimento do titular, nas hipóteses em que for indispensável para:

1. 1. 1. Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
      2. Tratamento compartilhado de dados necessários à execução, pela administração pública, de políticas públicas previstas em leis ou regulamentos;
      3. Realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais sensíveis;
      4. Exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral, este último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem) ;
      5. Proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
         
      6. Tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
      7. Garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos, resguardados os direitos mencionados no art. 9º da LBPD e exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

2. Informe e eduque os colaboradores

O colaborador deve ser informado, de forma clara, sobre quais dados estão sendo coletados, por que estão sendo utilizados, quem terá acesso a essas informações e como ele pode exercer seus direitos segundo a LGPD.

Além disso, é importante promover treinamentos com o RH e gestores para garantir que todos compreendam a importância da segurança da informação.

3. Use sistemas seguros e especializados

Evite gerenciar ausências e atestados via e-mail ou planilhas abertas. Adote plataformas especializadas em gestão de absenteísmo, assim você consegue ter uma maior segurança do armazenamento dos dados, alem de conseguir trabalhar de maneira mais estratégica.

A Closecare pode te ajudar a gerenciar seus dados da melhor forma possível, conheça o nosso software: 

4. Restrinja o acesso aos dados sensíveis

Somente profissionais com real necessidade devem ter acesso aos dados de absenteísmo. Crie perfis de acesso por função e departamento e monitore constantemente quem está acessando as informações.

5. Tenha um encarregado de dados (DPO)

A figura do DPO (Data Protection Officer) é responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com a LGPD. Ele atua como ponte entre a empresa, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

6. Crie e documente políticas internas

Tenha um manual interno de política de privacidade e tratamento de dados. Esse documento deve orientar os processos, esclarecer responsabilidades e servir de base para auditorias.

Benefícios de uma gestão de absenteísmo em conformidade com a LGPD

A gestão de absenteísmo é um dos pilares da eficiência organizacional. Monitorar as ausências dos colaboradores permite não apenas identificar padrões e causas de afastamentos, mas também desenvolver ações de saúde e bem-estar no ambiente corporativo.

Atuar em conformidade com a LGPD na gestão de absenteísmo não é apenas uma obrigação legal. Empresas que fazem isso de maneira estruturada ganham segurança jurídica, transparência interna e vantagem competitiva. A seguir, exploramos os principais benefícios dessa prática.

Segurança jurídica e redução de riscos legais

A LGPD estabelece regras claras sobre a coleta, o armazenamento, o compartilhamento e o tratamento de dados pessoais e sensíveis. Ao cumprir essas normas, a empresa evita multas, que podem chegar a até 2% do faturamento anual (limitadas a R$ 50 milhões por infração), e minimiza o risco de ações judiciais por parte de colaboradores ou da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Na prática, isso significa que uma gestão de absenteísmo em conformidade garante que cada dado seja tratado com base legal, e que a empresa esteja preparada para responder auditorias ou fiscalizações com clareza e organização.

Melhoria na relação com os colaboradores

Colaboradores que percebem que sua privacidade e seus dados são respeitados sentem-se mais valorizados e seguros. Essa confiança impacta diretamente no clima organizacional e na percepção da empresa como empregadora.

Além disso, respeitar os direitos previstos pela LGPD , como o acesso aos próprios dados, a possibilidade de correção e a transparência no tratamento, fortalece o vínculo entre empresa e time, reduzindo conflitos e aumentando o engajamento.

A LGPD estimula uma mudança cultural nas empresas: a de que o dado pertence ao titular, e não à organização. Isso muda a forma como os dados são tratados e abre caminho para uma cultura mais transparente e respeitosa.

Ao aplicar esse princípio à gestão de absenteísmo, a empresa envia uma mensagem clara: valorizamos nossos colaboradores não apenas pelo que entregam, mas por quem são, e respeitamos sua privacidade como um direito fundamental.

Fortalecimento da marca empregadora (Employer Branding)

Em tempos de maior conscientização sobre privacidade e ética digital, uma empresa que demonstra responsabilidade no uso de dados sensíveis ganha reputação no mercado de trabalho.

Gestão ética e transparente, incluindo o cuidado com informações sobre saúde, se torna um diferencial para atrair talentos, especialmente para as novas gerações, mais atentas a aspectos de ESG (ambiental, social e governança).

Eficiência e padronização de processos

Trabalhar a gestão de absenteísmo com base em processos bem definidos e sistemas que garantem a proteção dos dados promove maior controle e organização interna. Sistemas seguros e integrados reduzem erros, evitam retrabalho e permitem análises mais confiáveis.

Com isso, o RH pode tomar decisões mais rápidas e embasadas, identificar tendências de afastamento com agilidade e acionar ações corretivas antes que os impactos à produtividade se agravem.

Com dados bem estruturados, organizados e protegidos, o RH pode também gerar indicadores estratégicos sobre saúde, bem-estar e comportamento organizacional. Isso inclui:

• • • Mapear os principais motivos de absenteísmo;

    • Identificar áreas ou equipes com mais afastamentos;

    • Avaliar o impacto do absenteísmo na produtividade;

    • Planejar ações preventivas baseadas em dados reais.

A conformidade com a LGPD garante que essas análises ocorram de forma ética e segura, respeitando a privacidade dos colaboradores sem comprometer a eficácia das estratégias.

Prevenção de vazamentos e conformidade com a governança corporativa

Informações sobre doenças, diagnósticos ou condições de saúde dos colaboradores são extremamente sensíveis. Qualquer vazamento ou uso indevido pode gerar danos à imagem da empresa, tanto internamente quanto externamente.

Ao implementar medidas técnicas e organizacionais exigidas pela LGPD, como controle de acesso, criptografia, anonimização e uso de sistemas especializados, a organização mitiga os riscos de vazamento, protege sua reputação e evita escândalos que podem comprometer anos de credibilidade construída.

Alem disso, governança corporativa envolve o compromisso com regras, integridade e transparência. Ao atuar em conformidade com a LGPD, a empresa se posiciona como responsável não apenas com os dados financeiros e estratégicos, mas também com a privacidade e dignidade das pessoas.

Esse alinhamento fortalece os pilares do ESG (Environmental, Social and Governance), atendendo a exigências de investidores, parceiros e órgãos reguladores, além de contribuir para uma cultura organizacional ética e sustentável.

A partir de um trabalho cuidadoso e atento as normas previstas pela LGPD, conseguimos potencializar a gestão de absenteísmo de nossas empresas de maneira mais segura, garantindo um ambiente mais favorável para nossos colaboradores!