Descubra como garantir o recebimento adequado de documentos de abono de faltas e melhorar a gestão de absenteísmo na sua empresa.
O absenteísmo é um dos principais desafios enfrentados pelos times de Recursos Humanos e gestão de pessoas.
Para controlar existem vários pontos que devem ser implementados na organização, dentre eles, o primeiro passo deve ser garantir o recebimento adequado dos documentos.
Empresas que não monitoram o absenteísmo perdem mais do que horas de trabalho. Elas sofrem com queda de produtividade, custos operacionais elevados e prejuízos na imagem organizacional.
Alguns dos impactos mais comuns são:
Sobrecarga dos colegas, que precisam compensar as faltas;
Aumento de erros e retrabalhos, causados por equipes desfalcadas;
Redução do engajamento e da motivação geral;
Crescimento do turnover, já que colaboradores sobrecarregados tendem a pedir desligamento;
Aumento dos custos trabalhistas com afastamentos e substituições.
Controlar o absenteísmo, portanto, é investir em produtividade e bem-estar, dois pilares essenciais para o sucesso de qualquer negócio.
No dia a dia do RH, a gestão de documentos pode parecer uma tarefa operacional, mas, na prática, ela impacta diretamente a eficiência, a conformidade e até a credibilidade da empresa.
Entre esses documentos, os atestados médicos e justificativas de ausência estão entre os mais sensíveis, exigindo atenção especial para garantir que o processo seja ágil, seguro e bem estruturado.
O primeiro e mais importante motivo para estruturar um processo adequado de recebimento de documentos é o cumprimento da legislação trabalhista.
Quando o RH recebe atestados ou outros comprovantes de forma desorganizada, corre o risco de não registrar corretamente as ausências, gerar pagamentos indevidos ou até descumprir normas da CLT.
Ter um fluxo claro, com prazos e responsabilidades bem definidos, evita erros e protege a empresa de passivos trabalhistas.
O recebimento adequado também é essencial para garantir a autenticidade dos documentos.
Quando não há critérios ou ferramentas de verificação, o risco de fraudes em atestados médicos aumenta, e isso afeta diretamente os indicadores de absenteísmo e os custos da operação.
Soluções automatizadas, como as oferecidas pela Closecare, permitem validar atestados de forma inteligente, identificando inconsistências e garantindo segurança em todas as etapas.
Um processo eficiente de recebimento impacta diretamente o controle do absenteísmo.
Com documentos recebidos corretamente, o RH consegue acompanhar em tempo real o número de afastamentos, suas causas e tendências.
Esses dados são fundamentais para tomadas de decisão estratégicas, como ações de saúde corporativa, programas de bem-estar e prevenção de afastamentos.
Além de ser uma questão de gestão, o recebimento adequado de documentos também é uma questão de experiência do colaborador.
Um processo simples, rápido e digital transmite confiança e mostra que a empresa valoriza o tempo e a privacidade de seus profissionais.
Quando o colaborador entende como enviar seus documentos e recebe feedback rápido do RH, o relacionamento se torna mais transparente e produtivo.
Por fim, quando o recebimento de documentos é estruturado e automatizado, as informações deixam de ser apenas registros administrativos e se tornam insumos estratégicos.
Com dados organizados e confiáveis, o RH consegue gerar relatórios precisos, identificar padrões e atuar de forma preventiva na gestão de saúde e bem-estar.
Essa é a diferença entre um RH reativo e um RH estratégico, aquele que usa dados para tomar decisões com impacto real no negócio.
Evite múltiplos canais de envio (como e-mail, WhatsApp ou papel físico). Isso gera confusão e perda de informações.
A recomendação é centralizar o recebimento em uma única plataforma, de preferência digital, que permita o envio rápido e seguro de atestados e outros documentos.
Um bom processo precisa prever critérios claros de validação dos atestados, então estabelece uma Política de Recebimento de atestados clara e condizente com a realidade da sua empresa.
Alguns pontos que são importantes para conter nela:
O documento está legível?
Contém as informações obrigatórias (data, CID, assinatura, carimbo e CRM)?
A quantidade de dias está coerente com o afastamento informado?
Com validação automatizada e multicamadas, é possível reduzir drasticamente erros e fraudes, além de garantir compliance e segurança de dados (LGPD).
A automação é o grande diferencial de um processo moderno de recebimento de atestados. Com o apoio da Inteligência Artificial, é possível:
Ler e validar os documentos automaticamente;
Gerar alertas e relatórios em tempo real;
Integrar dados com folha de pagamento e sistemas de RH;
Acompanhar indicadores de absenteísmo de forma contínua.
Isso libera o tempo do RH para se concentrar em ações estratégicas e preventivas, em vez de tarefas operacionais.
Um bom processo só funciona se todos souberem como utilizá-lo.
Crie comunicados simples e diretos, explicando:
Como enviar o atestado;
Prazo máximo de entrega;
O que acontece após o envio (validação, retorno, registro).
Além disso, ofereça feedback rápido ao colaborador sobre o status do documento, isso aumenta a confiança e melhora a experiência do time.
Cada atestado recebido é uma fonte de informação valiosa.
Quando os dados são bem organizados, o RH consegue identificar padrões, como:
Áreas com maior número de afastamentos;
Principais causas de absenteísmo;
Frequência de determinados tipos de licenças.
Esses insights ajudam a empresa a atuar preventivamente e a desenvolver programas de saúde e bem-estar mais assertivos.
Construir um bom processo de recebimento de atestados vai muito além de operacionalizar documentos, é sobre garantir eficiência, segurança e inteligência à gestão de pessoas.
Ao investir em padronização, automação e análise de dados, o RH transforma o recebimento de atestados em uma ferramenta estratégica de gestão de absenteísmo.
Com a Closecare, esse processo se torna automatizado, validado e 100% integrado, garantindo conformidade, rapidez e decisões baseadas em dados.
O caminho começa pela análise dos dados, passa por ações humanizadas e se consolida com apoio da tecnologia. Assim, o absenteísmo deixa de ser um problema e se torna uma oportunidade de evolução para toda a organização.
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